提供：Plaud
会議を録音してAIに議事録を書かせる使い方は、かなり浸透してきました。でもそこから先の「ドキュメントに貼り付ける」「メールで送る」は、まだ人の手が残っているのではないでしょうか。
PlaudがMCPに対応したことで、ここがChatGPT側から一気につながるようになりました。これまでPlaudのデータはPlaudのアプリの中で完結していましたが、ChatGPTから直接「先週の打ち合わせをまとめて」と言えば、AIが自分で探して読んできます。
動画では、議事録がMacの作業フォルダに自動で溜まるところから始めて、共有メールの下書きを作り、最後は関係者用の案件ポータルまで自動更新されるところまでを3段階で解説しました。後半では、Plaudを使わずiPhoneだけで同じことをやる方法も検証しています。
下に配布物を3点置いています。大事なのは、3つとも別々のスケジュールタスクを作るのではなく、最初に作った1本に足していくことです。後から足すほどプロンプトは短くなります。
配布物
1. Plaud議事録をローカルへ自動同期するプロンプト（レベル1）
ChatGPT Workのスケジュール機能に貼ると、平日の日中2時間おきにPlaudを見にいき、新しい議事録だけをMacのフォルダへ日付階層で保存します。
保存先フォルダをプロジェクトのソースフォルダに指定してから使ってください。
Plaud議事録をローカルへ自動同期するスケジュールを作成してください。
実行時刻は平日の 9:00 / 11:00 / 13:00 / 15:00 / 17:00 / 19:00、タイムゾーンは Asia/Tokyo です。
## 同期対象
Plaudの録音一覧を新しい順に取得し、必要に応じてページ送りをして、未保存の録音を取りこぼさず確認してください。
初回実行時も例外にせず、Plaud上の未保存録音をすべて同期してください。「最新時刻を確認済みとして記録するだけ」で初回を終えないでください。
2回目以降は、前回成功した同期以降に追加された録音だけを対象にしてください。ただし時刻だけで除外せず、Plaudの録音IDを重複判定の正としてください。
各録音について、次のすべてで重複を確認してください。
- 同期状態ファイルの保存済み録音ID
- 既存Markdownのfront matterにある `plaud_file_id`
- 保存予定パスに同名ファイルがある場合のfront matterにある `plaud_file_id`
同じIDの録音は、絶対に重複保存しないでください。
## 保存内容
各対象録音について、録音詳細、AI生成ノート、文字起こしを取得してください。
Markdown本文にはPlaudのAI生成ノートを、省略・要約・言い換えせず、できる限りそのまま保存してください。AI生成ノートに実質的な本文がない場合だけ、文字起こしをできる限りそのまま保存してください。内容を推測で補完しないでください。
録音開始時刻をAsia/Tokyoに変換し、開始日を基準に保存してください。
保存先: `YYYY/MM/DD/`
ファイル名: `YYYYMMDD_HH-MM_ミーティング名.md`
ファイル名に使えない文字（/、:、改行など）だけを安全な文字へ置換してください。
Markdownの先頭には、Plaudの録音IDを含む最小限のYAML front matterを付けてください。
既存ファイルは上書きしないでください。同名パスに別IDのファイルがある場合は、末尾に `_2`、`_3` のように連番を付けてください。
## 同期状態と失敗時の扱い
同期状態は `.plaud-sync-state.json` に保存してください。
録音のMarkdown保存が成功した場合に限り、その録音IDを `saved_file_ids` に追加してください。全対象の保存に成功した場合に限り、最終確認時刻と同期watermarkを更新してください。
途中で1件でも失敗した場合は、未保存録音を次回再試行できるよう、watermarkを失敗した録音より先へ進めないでください。
新規録音がない場合は、Markdownファイルや日付フォルダを作成せず、通知もしないでください。
## 検証
保存後は、作成ファイルの存在、日付階層、front matterの録音ID、録音IDの重複がないことを確認してください。
このプロンプトが長いのは、AIに定期実行させたときに壊れやすいところを先回りで潰しているからです。短くするなら、次の5つは残してください。
- 初回を特別扱いさせない。「最新時刻を記録するだけ」で初回を終えると、それ以前の録音が永久に同期されません
- 重複判定を時刻ではなく録音IDでやる。時刻ベースだと同時刻の録音や時刻のズレで取りこぼします
- 失敗したらwatermarkを進めない。1件失敗したのにwatermarkだけ進むと、失敗分が二度と拾われません
- 新規がないときは何もさせない。2時間おきに走るので、これが無いと通知とゴミファイルで埋まります
- 中身を推測で補完させない。議事録は記録なので、AIが「それらしく」埋めると記録として使えなくなります
2. 議事録からGmailの下書きまで作らせるプロンプト（レベル2）
1で作ったスケジュールに追記するプロンプトです。新しいタスクは作らないでください。サイドバーの「スケジュール」から1で作ったタスクを開き、そのセッションの中に貼ります。
先にChatGPTのプラグインでGmailを有効化しておいてください。
このスケジュール、ローカルに書き出した後でGmailに下書きをするところまで完了して欲しいです。
- メールのタイトルは「〇〇についてのミーティング議事録」としてください。⚪︎は議事録から推測してあなたが入れてください
- メール本文の最初と最後は、ビジネスメールの一般的な挨拶を入れてください
- 議事録エリアは適度に見出しや箇条書きの装飾を施してください
下書きまでしてくれたらあとは私が内容を確認し、宛先を入れて送信します。
このスケジュールタスクの仕事は下書きの作成までです。
最後の2行が本体です。ここを書かないとAIが送信まで進みます。送信は取り返しがつかない操作なので人が持ちます。 宛先も同じ理由で自分で入れます。
この線引きは議事録に限らず使えます。AIには取り返しのつく操作までしかやらせない。 下書きは可逆、送信は不可逆。迷ったら、その操作が取り消せるかどうかで切ってください。
3. 案件ポータルの議事録エリアを自動更新させるプロンプト（レベル3）
2まで育てたスケジュールに、さらに追記するプロンプトです。ポータルを作ったセッションの中に貼ります。
〇〇 は自分のスケジュールタスク名と案件名に、エリア名は自分のポータルのセクション名に置き換えてください。
このポータルの議事録エリアの更新を自動化したいです。
既存の「〇〇」のスケジュールタスク実行時に、「〇〇」との新しい議事録があればポータルに更新するようにしなさい。
また、関連して案件の進行に役立ちそうな情報を見つけたら、「読んどくといいかも？」エリアに書くようにしなさい。
短くていいのは、同期の作法を1が、下書きの作法を2が持っているからです。ここで足すのは「どこに書くか」だけになります。
後半の一文で、AIに調べものまでさせているのがポイントです。議事録の置き場所とポータルの違いはここで、会議の記録にその案件に効く外部情報が自動で付いていきます。
実運用に持っていくときに
動画で作ったポータルはダミーで動くデモです。実際の案件で使うなら、次を踏んでください。
- 共通鍵を自分のものに変えてから、共有相手を「全員」にする。 順番を逆にすると、その間は誰でも入れます
- 議事録を外に置くことを、相手と合意してから始める。 鍵付きでも嫌がられることはあります
- ChatGPTが間違った議事録を上げる可能性があります。 実運用では手前に人の目を挟む工程を入れてください
案件ポータルのソースコード
動画で作った「NORTH KITCHEN」案件ポータルのソースコード一式です。ファイルごとChatGPTに投げて「こういうサイトを作って」とお願いするところから始められます。
ダウンロードしたら、最初に共通鍵を変えてください。 初期値は Password123 という仮のものにしてあります。app/portal-gate.tsx の中にあります。誰でも思いつく文字列なので、このまま公開すると誰でも入れてしまいます。
議事録の読み込み元フォルダも scripts/import-minutes.mjs の中でプレースホルダになっているので、自分の保存先に書き換えてください。
順番も大事です。共通鍵を自分のものに変える → そのあとで共有相手を「全員」にする。 逆にすると、変えるまでの間は誰でも入れる状態になります。
ポータル自体の作り方は、ChatGPT Sitesの解説動画のほうで詳しく扱っています。